Delegacja w kosztach uzyskania przychodu

Zaliczka wypłacona na poczet delegacji nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

Wydatki na wypłatę delegacji związanej z podróżą służbową mogą stanowić koszt uzyskania przychodu na takich samych zasadach jak wynagrodzenia za pracę. Organ skarbowy w najnowszej interpretacji stwierdził, że pracodawcy, którzy terminowo wypłacają należności z tytułu wynagrodzenia za pracę ale także m.in. dokonują terminowego zwrotu kosztów podróży służbowej mogą zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów już w miesiącu, za który są należne, a więc na zasadzie memoriałowej. Warunkiem alokacji kosztów do okresu za który są należne jest wypłata świadczeń w terminie wynikającym z norm prawnych obowiązujących w firmie. W przypadku uchybienia temu terminowi wydatki są kosztem uzyskania przychodu w miesiącu w którym zostały wypłacone.

Na podstawie art. 15 ust. 4g ustawy o CIT należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust. 4ga, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.
Inaczej jest w przypadku zaliczek wypłacanych na poczet podróży służbowej. Zaliczka nie stanowi kosztu uzyskania przychodu z uwagi na brak powiązania zaliczki z określonym przychodem. Zaliczka może ostatecznie zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu po zakończeniu podróży służbowej pracownika na zasadach określonych w art. 15 ust.4 g w związku z art. 16 ust.1 pkt 57 ustawy o CIT.

Pismo z dnia 1 lipca 2021 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.204.2021.1.MZA – „ (…) zaliczka co do zasady nie ma charakteru definitywnego, jej wypłata nie daje podstawy do uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodów. Brak definitywnego charakteru zaliczki nie pozwala bowiem na dokonanie jednoznacznej oceny, czy świadczenie, którego zaliczka dotyczy, jest powiązane z uzyskaniem (zachowaniem lub zabezpieczeniem) przychodów. Zaliczka wypłacona pracownikowi na poczet podróży służbowej będzie rozliczana na zasadach wcześniej omówionych z rozliczeniem delegacji avwięc na podstawie powołanych wcześniej przepisów art. 15 ust. 4g w powiązaniu z art. 16 ust. 1 pkt 57 u.p.d.o.p. Innymi słowy, w związku z powyższym należności przysługujące pracownikom z tytułu odbycia podróży służbowej stanowią koszty uzyskania przychodów u pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi, wydatki te stanowią koszty podatkowe w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO