Nabywca może wystawiać faktury w imieniu dostawcy

Nie tylko sprzedawca wystawia faktury, może je wystawiać nabywca ale wpierw musi być umowa.

Z art.106 d ust.1 i ust.2 ustawy o VAT wynika, że podatnicy podatku VAT nabywający towary lub usługi od podatnika mogą wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu – jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności, (tzw. samofakturowanie). Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a ww. ustawy.

Omawiany przepis oznacza, że nabywca może wystawić fakturę w imieniu dostawcy towaru lub usługi. Warunkiem wystawienia faktury przez nabywcę jest wcześniejsze zawarcie przez strony transakcji pisemnej umowy w kwestii wystawiania faktur w powyższy sposób. Umowa powinna być zawarta przed wystawieniem pierwszej faktury przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika dokonującego sprzedaży towaru lub świadczenia usługi.

Według ww. przepisów umowa musi określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika w imieniu, którego faktura zostaje wystawiana (tj. przez dostawcę). Przepisy nie przewidują żadnych ograniczeń w tym zakresie, a więc strony mogą dowolnie kształtować w umowie formę w jakiej będzie dokonane zatwierdzenie.
Organ skarbowy w przykładowej interpretacji potwierdza, że procedura zatwierdzenia faktury przez dostawcę/sprzedawcę może zostać dokonana zarówno w drodze aktywnej jak i milczącej akceptacji. Dostawca powinien zaakceptować fakturę najpóźniej przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za ten okres rozliczeniowy w którym powstał obowiązek podatkowy.

Pismo z dnia 8 września 2021 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0112-KDIL3.4012.59.2021.2.LS – „ (…) będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawianych w ramach procedury samofakturowania opisanej w niniejszym wniosku (tj. zarówno w drodze aktywnej, jak i milczącej akceptacji) w rozliczeniu za okres, w którym nastąpi wystawienie danej faktury w imieniu i na rzecz dostawcy, o ile przed upływem tego okresu powstał już obowiązek podatkowy po stronie dostawcy w stosunku do nabywanych przez spółkę towarów/usług oraz pod warunkiem zaakceptowania tej faktury przez dostawcę nie później niż do upływu terminu do złożenia deklaracji podatkowej za ten okres rozliczeniowy.”

Należy wskazać, że wymóg formy pisemnej umowy świadczy o dochowaniu należytej staranności stron tej umowy. Taki sposób postępowania skutkuje tym, że umowa jest wiążąca dla obu stron. W przeciwnym wypadku brak staranności przy zawarciu umowy o samofakturowaniu może powodować odpowiedzialność karno-skarbową za nierzetelne wystawianie faktur oraz brak możliwości stosowania przez strony procedury samofakturowania.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO