KSeF nowy wymiar faktur

KSeF to system informatyczny służący do wysyłania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych.

Faktury w systemie KSeF funkcjonują od 1 stycznia 2022 r. Na chwilę obecną z tego systemu korzystają jedynie chętni podatnicy ale już od lipca 2024 roku podatnicy będą mieli obowiązek wdrożenia systemu KSeF we własnej firmie. Aktualna wersja nowelizacji ustawy o VAT wydłuża jednak termin wdrożenia KSeF do dnia 1 stycznia 2025 roku przez podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z podatku VAT.

Zgodnie z obowiązującym art.2 pkt 32a ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego. Interfejs jest dostępny na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędowej ministra ds. finansów publicznych.

Na podstawie art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Z kolei otrzymanie faktury za pośrednictwem KSeF wymaga w obecnym stanie prawnym akceptacji odbiorcy faktury. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez 10 lat licząc od dnia, w którym zostały wystawione.

Szczegółowe uprawnienia w zakresie korzystania z systemu KSeF reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w zakresie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Rozporządzenie określa m.in:

• rodzaje uprawnień do korzystania z systemu,
• sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień,
• sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF
• dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w KSeF

Uprawnienie w zakresie weryfikacji podmiotów posiada wskazany przez podatnika nabywca towarów lub usług oraz podmioty uprawnione przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Weryfikacja uprawnień wymaga akceptacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym albo za pomocą znaków wygenerowanych przez system KSeF.

W opinii Ministerstwa Finansów jednolity standard faktury ustrukturyzowanej uprości dokumentowanie transakcji, przyspieszy wystawianie, przetwarzanie i archiwizację dokumentów. Wdrożenie KSeF zminimalizuje ryzyko zgubienia faktury, wystąpienia błędów w fakturze. W obecnym stanie prawnym zaletą korzystania z KSeF jest m.in. przyspieszony zwrot podatku VAT. Przedsiębiorcy mogą otrzymać zwrot podatku w ciągu 40 dni od dnia złożenia rozliczenia. Jednakże wskutek występujących problemów związanych z obsługą platform elektronicznych podatnicy mogą obawiać się trudności w działaniu systemu KSeF.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO