Przedsiębiorcy muszą być gotowi na KSeF

Za wystawienie faktury poza KSeF lub nie przesłanie jej do KSeF może grozić kara pieniężna.

Firmy, które od 1 lipca 2024 r. będą zobowiązane do wysyłania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF powinny się do tych obowiązków przygotować.
KSeF to centralny i ogólnopolski system informatyczny umożliwiający wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur elektronicznych według jednolitego wzoru obowiązującego w całym kraju.

W nowej procedurze przedsiębiorcy będą mieli możliwość tworzenia faktur w aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów albo przy pomocy własnego zintegrowanego z KSeF systemu fakturowania.

Wobec tego dla usprawnienia systemu przetwarzania danych przedsiębiorcy powinni posiadać oprogramowanie współpracujące z KSeF w celu generowania i przesyłania dokumentów do KSeF.

Za pomocą zintegrowanego systemu sprzedawca towarów lub usług będzie miał możliwość wysłania dokumentu do KSeF, który po przetworzeniu i weryfikacji struktury nada mu unikatowy numer. W momencie nadania tego numeru faktura stanie się formalnym dokumentem. Z kolei nabywca usługi lub towaru będzie mógł odebrać fakturę albo na swoim koncie w KSeF albo w swoim systemie współpracującym z KSeF.

W zakresie możliwości przygotowania faktur w nowym systemie informatycznym przedsiębiorca powinien posiadać uprawnienia do KSeF. Na podstawie §  5 ust.1 rozporządzenia MF z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień. Można to zrobić za pomocą profilu zaufanego, elektronicznego podpisu kwalifikowanego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Podatnik, który posiada już swoje uwierzytelnione uprawnienia do KSeF będzie mógł wygenerować własny token przypisany do konkretnej organizacji oraz nadać uprawnienia wszystkim osobom, które będą miały prawo wystawiania faktur.

Odrzucenie faktury przez KSeF będzie oznaczało, że nie została ona wystawiona, co w konsekwencji spowoduje, że dokument nie będzie posiadał numeru unikatowego i nie będzie uznany za fakturę ustrukturyzowaną. Dokument taki trzeba ponownie wysłać do KSeF. Ponownie wysłany dokument zostanie uznany za fakturę po nadaniu przez KSeF numeru unikatowego.

W przypadku braku wystawienia faktury w KSeF z przyczyn leżących po stronie systemu przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę poza KSeF. Faktura taka nie będzie jednak fakturą ustrukturyzowaną. Wobec tego dla dobrej praktyki przedsiębiorcy powinni przygotować odpowiednie procedury na ewentualność awarii i niedostępności KSeF aby zabezpieczyć się przed negatywnymi konsekwencjami na wypadek kontroli organów skarbowych.

Z oczekującego na wdrożenie art.106ni ustawy o VAT wynika, że organ skarbowy będzie mógł nałożyć na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku - karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Omawiany przepis wskazuje także na możliwość ukarania podatnika gdy w okresie awarii lub niedostępności KSeF wystawi on fakturę niezgodnie z wzorem obowiązującym dla faktury ustrukturyzowanej.
Planowane przepisy dotyczące kar będą obowiązywały od 1 stycznia 2025 r.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO