Inwentaryzacja zapasów jednostki to nie tylko ustalenie faktycznego stanu ilościowego na dany dzień, ale również cenna informacja zarządcza odnosząca się do wyceny zapasów na dzień bilansowy. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację rzeczowych składników aktywów obrotowych drogą spisu ich ilości z natury i wyceny tych ilości.

Najczęściej występującym spisem z natury jest inwentaryzacja zapasów jednostki. Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadzono raz w ciągu 2 lat.
W praktyce kierownicy jednostek decydują się przeprowadzać inwentaryzację co najmniej raz w roku, co wynika z konieczności cyklicznego ustalania faktycznego stanu zapasów.

Przyjęło się stosować podejście, które koncentruje się na ustaleniu faktycznego stanu ilościowego poszczególnych składników zapasów, z pominięciem innych aspektów związanych z określeniem prawidłowej wyceny zapasów. Wynika to z tego, że personel przeprowadzający spis z natury to najczęściej osoby zaangażowane w proces obrotu magazynowego, które nie mają pełnej wiedzy na temat wyceny poszczególnych składników zapasów. Personel finansowy jednostki, który jest zaangażowany w ten proces nie komunikuje natomiast swoich oczekiwań co do innych celów spisu.

Co często pomija się przy ustaleniu faktycznego stanu i wycenie zapasów jednostki?

1. Niezwracanie uwagi na terminy przydatności spisywanych pozycji zapasów.
   Dotyczy to szczególnie towarów o określonych terminach ważności, takich jak produkty spożywcze czy lekarstwa.
   W trakcie spisu z natury towary przeterminowane powinno się oddzielać od reszty, z przeznaczeniem do utylizacji, co powinno być zapisane w instrukcji inwentaryzacyjnej. Również towary nieprzeterminowane, ale o bliskim terminie przydatności powinny być objęte spisem z przeznaczaniem do utylizacji, gdyż klienci z zasady nie przyjmują towarów o terminie ważności krótszym niż z góry ustalony, co oznacza, że towarów tych w praktyce nie będzie można sprzedać.
   Nawet rozbudowana ewidencja magazynowa, która pozwala śledzić terminy ważności zapasów nie oddaje w pełni stanów faktycznych, gdyż produkty faktycznie wydawane z magazynu nie muszą być tymi samymi, które są zdejmowane z ewidencji magazynowej zgodnie z ustaloną metodą wyceny (np. pierwsze weszło, pierwsze wyszło).
2. Nieinwentaryzowanie towarów okolicznościowych.
   Zdarza się, że jednostki produkują i sprzedają okolicznościowe partie towarów, które mają specjalne oznaczenia odnoszące się do danego wydarzenia lub święta. Takie pozycje zapasów powinny być objęte spisem celem dokonania ich przeszacowania do ceny możliwej do uzyskania lub z przeznaczeniem do utylizacji. Istotnym aspektem spisu tych zapasów jest także ustalenie, czy można dokonać ich przetworzenia lub przeetykietowania.
3. Nieinwentaryzowanie odpadów.
   Jeżeli w procesach produkcji powstają odpady, to również one powinny być objęte spisem, o ile istnieje dla nich rynek zbytu i można dokonać ich odsprzedaży, np. złom, drewno.
   Odpady często są pomijane jako bezwartościowe produkty uboczne procesu produkcji i nie są objęte ewidencją magazynową, a tym samym pomija się je przy spisie z natury.
4. Niespisywanie towarów niebędących własnością jednostki.
   W magazynach mogą znajdować się pozycje, które nie są objęte ewidencją, bo tymczasowo znajdują się w magazynie jednostki, np. palety, opakowania, towary przeznaczone do odsprzedaży. Personel jednostki nie dokonuje spisu tych pozycji, gdyż nie widnieją one w stanach magazynowych.
   Tymczasem zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.
5. Niespisywanie towarów będących u klienta.
   Uwaga dotyczy sytuacji odwrotnej do opisanej w poprzednim punkcie. Ze specyfiki działalności jednostki wynika, że zasadnicza część towarów jest składowana u klienta, skąd dokonywana jest sprzedaż.
   W praktyce stan tych zapasów ustala się poprzez uzyskanie potwierdzeń sald. Istotne dla ustalenia ich wyceny są natomiast zapisy umowy z klientem, która reguluje kwestie ryzyka i odpowiedzialności stron za stan tych zapasów.
6. Magazyn części zamiennych.
   Przy spisie z natury warto przyjrzeć się pozycjom części zamiennych lub wymienników, które z zasady długo zalegają w magazynie, gdyż zostały zakupione celem zabezpieczenia jednostki przed koniecznością dokonania szybkiej wymiany części składowej produktu lub środka trwałego.
   Części zamienne powinny być uwzględnione w polityce rachunkowości w kontekście wyceny tych pozycji. W szczególności istotne jest ustalenie ich okresu ekonomicznej użyteczności jako części zamiennej dla innych pozycji zapasów, które podlegają zmianom technologicznym.
7. Środki trwałe w magazynie.
   W trakcie spisu z natury należy rozważyć, czy obrotem magazynowym nie są objęte pozycje, które są wykorzystywane przez jednostkę jako składniki majątku przeznaczone do produkcji, np. narzędzia, towary na ekspozycję.

Podejście do spisu z natury powinno uwzględniać specyfikę poszczególnych składników zapasów. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Rafał Sosnowski - Supervisor w Departamencie Rewizji Finansowej BDO Sp. z o.o.

Najbliższe szkolenia z rachunkowości