Jak przeprowadzić inwentaryzację?

Autor: dr Andre Helin - prezes BDO Sp. z o.o.

Celem inwentaryzacji jest kontrola zgodności stanów składników – aktywów i pasywów wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanami rzeczywistymi ustalonymi w trakcie inwentaryzacji. Inwentaryzacja stanowi element rachunkowości (por. art. 4 ust. 3 Ustawy o rachunkowości – dalej RachunkU), który służy do weryfikacji stanów składników aktywów i pasywów przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym (zabezpiecza rzetelny obraz sytuacji majątkowej jednostki).

Inwentaryzacja jako element systemu kontroli wewnętrznej. Oprócz tego inwentaryzacja stanowi istotny element systemu kontroli wewnętrznej jednostki mającej na celu ochronę posiadanego mienia i racjonalną politykę zarządzania aktywami. Inwentaryzacja jest również znakomitą okazją do oceny dalszej przydatności oraz stanu jakościowego składników majątkowych, w szczególności środków trwałych, materiałów (części zamiennych, opakowań), towarów czy wyrobów gotowych.

1. Metody inwentaryzacji. W praktyce wyróżnia się następujące metody inwentaryzacji:

1. spis z natury – ta metoda inwentaryzacji polega na przeliczeniu lub zważeniu rzeczywistych stanów materialnych lub pieniężnych składników majątkowych. Spis z natury może obejmować wszystkie składniki (tzw. inwentaryzacja pełna) lub tylko niektóre z nich (tzw. inwentaryzacja wyrywkowa);
2. uzyskanie potwierdzenia prawidłowości stanu w księgach rachunkowych zazwyczaj przez osobę trzecią – według tej metody jednostka uzyskuje informacje o stanie aktywów zwykle za pośrednictwem osoby trzeciej – np. wyciąg bankowy informujący o stanie środków pieniężnych lub potwierdzenie salda należności potwierdzające wierzytelność jednostki;
3. porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja sald – ta metoda inwentaryzacji polega na porównaniu zapisów księgowych z dokumentacją zewnętrzną potwierdzającą stan rzeczywisty – np. porównanie wartości niematerialnych i prawnych wynikających z ksiąg rachunkowych z dokumentem zakupu znaku towarowego.

więcej