Przy zwrocie zaliczki fakturę trzeba skorygować

Podatnik nie ma możliwości anulowania wystawionych faktur dokumentujących otrzymane zaliczki tylko dlatego, że dokumenty te nie znalazły się w obiegu gospodarczym. Potwierdza to interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu nr ILPP2/4512-1-664/15-2/SJ.

W rozpatrywanej sprawie chodziło o spółkę, która prowadzi sprzedaż przez internet. Zdarzają się sytuacje, w których po weryfikacji zamówienia i wystawieniu faktury zaliczkowej okazuje się, że towar został już wyprzedany albo nabywca anulował opłacone wcześniej zamówienie. Klientowi zwracana jest wówczas zaliczka. Wątpliwości dotyczyły tego, czy można anulować fakturę zaliczkową, która nie została wysłana i dostarczona do klienta. Przedsiębiorstwo twierdziło, że jest to możliwe poprzez jej przekreślenie i dokonanie stosownych adnotacji uniemożliwiających powtórne wykorzystanie tej faktury.

Nie w każdej sytuacji można anulować fakturę 

Organ podatkowy uznał stanowisko za nieprawidłowe. Wyjaśnił, że z tytułu otrzymanej od klienta zaliczki powstał obowiązek podatkowy w zakresie VAT w części obejmującej otrzymaną należność. Zatem spółka ma obowiązek wystawienia faktury dokumentującej tę czynność oraz obowiązek wykazywania kwoty VAT należnego od otrzymanej zaliczki w deklaracji VAT-7 oraz ewentualnej wpłaty kwoty VAT do urzędu skarbowego.

Fakturę zaliczkową trzeba poprawić

W sytuacji, gdy nie dojdzie do realizacji zamówienia i do wysłania klientowi towaru, spółka dokonując zwrotu zaliczki klientowi musi ten zwrot udokumentować fakturą korygującą. Trzeba to zrobić  w momencie zwrotu zaliczki, a następnie dokonać obniżenia podatku należnego w deklaracji VAT-7.

Komentarz eksperta
Chociaż przepisy nie przewidują tego wprost, przyjmuje się, że podatnicy mogą anulować zbędnie wystawione faktury (co polega na przekreśleniu wystawionych egzemplarzy faktury i dokonaniu na nich adnotacji umożliwiających ich wykorzystanie).
Anulowanie faktur jest możliwe, o ile faktury te nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego (później w grę wchodzi jedynie wystawianie faktur korygujących).

Anulowanie faktur jest dopuszczone przez sądy

Możliwość anulowania faktur potwierdzają sądy administracyjne, czego przykładem może być wyrok WSA w Lublinie z 28 września 2009 r. (sygn. akt I SA/Lu 752/08). W wyroku tym sąd stwierdził, że podatnik ma możliwość „anulowania” faktur, mimo że nie jest dopuszczona wyraźnie przez ustawę o VAT, ale jako praktyczną i realną drogę „wycofania się” podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Także organy podatkowe potwierdzają możliwość anulowania faktur (zob. przykładowo interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 lutego 2011 r., nrIPPP3/443-1124/10-4/JF, czy interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 1 czerwca 2011 r., nr  ILPP1/443-364/11-4/KŁ).

Anulowanie tylko przy pomyłkach

Podkreślić jednak należy to, że anulowanie faktur jest możliwe wyłącznie w niektórych przypadkach, gdy faktury zostały wystawione pomyłkowo. Nie jest możliwe anulowanie faktur wystawionych prawidłowo. W szczególności anulowanie faktur nie może zastępować wystawiania faktur korygujących, to znaczy nie jest możliwe anulowanie faktur w przypadkach, gdy przepisy art. 106j ust. 1 ustawy o VAT wymagają ich korygowania. Dotyczy to między innymi przypadków, gdy po wystawieniu tzw. faktury zaliczkowej dokonano zwrotu nabywcy całości lub części otrzymanej zapłaty (art. 106j ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

Taka właśnie sytuacja miała miejsce w stanie faktycznym, którego dotyczy komentowana interpretacja, tj. wnioskująca o jej wydanie spółka otrzymywała zaliczki i prawidłowo dokumentowała ich otrzymanie fakturami zaliczkowymi (obowiązek wystawiania faktur zaliczkowych wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). W tej sytuacji organ podatkowy słusznie uznał, że w przypadkach, gdy dochodzi do zwrotu zaliczek właściwe jest wystawianie faktur korygujących („zerujących”), a nie anulowanie faktur.

Bez znaczenia jest przy tym okoliczność, że faktury zaliczkowe, które spółka chciała anulować, nie były wprowadzone do obrotu prawnego, tj. nie zostały przekazane niedoszłym nabywcom. Okoliczność taka jest co prawda – jak zostało wskazane na wstępie – warunkiem istnienia możliwości anulowania faktur, lecz nie jest to warunek jedyny. Drugim warunkiem jest fakt, że faktury wystawione zostały pomyłkowo, co w stanie faktycznym, którego dotyczy komentowana interpretacja, nie miało miejsca. W konsekwencji trzeba pamiętać, że jeżeli dochodzi do zwrotu zaliczek, sprzedawca nie może anulować faktury. W takiej sytuacji fakturę trzeba skorygować.

Podstawa prawna: art. 106j ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Tomasz Krywan

prawnik, doradca podatkowy