Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, ewidencję zakupu i sprzedaży VAT, magazyn, faktury VAT. Od lipca 2016 r. w spółce powstał obowiązek przygotowania danych i ich wysyłki w strukturze Jednolitego Pliku kontrolnego (JPK). Jakie treści zapisów (opis operacji, opis transakcji) należy zmienić w księgach rachunkowych: w dzienniku, zestawieniu obrotów i sald, na kontach księgi głównej i na kontach ksiąg pomocniczych, w czasie wprowadzania danych do rachunków bankowych (przelewy), a także przy wprowadzania danych do dokumentów obrotu magazynowego (PZ, WZ, RW, MM), ewidencji zakupu i sprzedaży i na fakturach, aby te treści, tj. opisy operacji, transakcji były zgodne z wymogami struktury JPK?

Zgodnie z art. 193a § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa – dalej o.p. – w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2 tegoż art., wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Pamiętać przy tym należy, iż użyte w tym przepisie wyrażenie „księgi podatkowe" obejmuje księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci (art. 3 pkt 4 o.p.), zaś struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych dostępna jest w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (art. 193a § 2 o.p.).

Jednolity Plik Kontrolny jest zbiorem danych, tworzonym z systemów informatycznych jednostki (podatnika) poprzez bezpośredni eksport danych w ustandaryzowanym układzie i formacie (schemat XML). JPK obejmuje zestaw 7 struktur, a mianowicie:

1. księgi rachunkowe – JPK_KR,
2. wyciąg bankowy – JPK_WB,
3. magazyn – JPK_MAG,
4. ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT,
5. faktury VAT – JPK_VAT,
6. podatkową księgę przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR oraz
7. ewidencję przychodów – JPK_EWP,

z tym, że dwie ostatnie struktury nie dotyczą podatników prowadzących księgi rachunkowe.

Jednolity Plik Kontrolny dla ksiąg rachunkowych (JPK_KR) obejmuje:

• nagłówek, tj. dane identyfikujące składany plik (JPK_KR),
• dane identyfikujące podmiot składający plik,
• zestawienie obrotów i sald,
• dziennik wraz z podaniem sumy kontrolnej,
• zapisy na kontach księgi głównej i kontach ksiąg pomocniczych wraz z podaniem sum kontrolnych dla poszczególnych kont.

Co istotne, zakres danych wymaganych dla pliku JPK_KR wynika wprost z przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – dalej u.o.r. Oznacza to, że wdrożenie JPK_KR nie tyle wymaga zmiany treści zapisów księgowych (opisu operacji, opisu transakcji) w dzienniku, zestawieniu obrotów i sald, na kontach księgi głównej i na kontach ksiąg pomocniczych, ile rzetelnego przestrzegania obowiązujących dotychczas zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych i wprowadzania zapisów księgowych.

W tym miejscu warto przypomnieć, iż zgodnie z art. 23 ust. 2 u.o.r. każdy zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:

• datę dokonania operacji gospodarczej;
• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
• zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
• kwotę i datę zapisu oraz
• oznaczenie kont, których zapis dotyczy.

W przypadku dziennika wymagane jest dodatkowo, aby zapis księgowy posiadał automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także zawierał dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (art. 14 ust. 4 u.o.r.).

Jednolity Plik Kontrolny dla wyciągu bankowego (JPK_WB) obejmuje:

• nagłówek, tj. dane identyfikujące składany plik (JPK_WB),
• dane identyfikujące podmiot składający plik,
• numer IBAN rachunku bankowego, którego dotyczy wyciąg,
• salda wyciągu,
• szczegółowe wiersze (zapisy) wyciągu bankowego oraz
• sumy kontrolne dla wyciągu bankowego.

Wprowadzając dane dotyczące przelewów należy zatem pamiętać, aby liczba dokonanych zapisów zgadzała się z liczbą wierszy (zapisów) wyciągu bankowego i aby poszczególne zapisy zawierały elementy, o których mowa w art. 23 ust. 2 u.o.r., a także by dowód księgowy (tu: wyciąg bankowy) zawierał wszystkie elementy, o których mowa w art. 21 ust. 1 u.o.r., w szczególności nazwę drugiej strony uczestniczącej w danej transakcji.
Jednolity plik kontrolny dla obrotu magazynowego (JPK_MAG) obejmuje:

• nagłówek, tj. dane identyfikujące składany plik (JPK_MAG),
• dane identyfikujące podmiot składający plik,
• oznaczenie magazynu oraz związane z tym magazynem,
• dokumenty magazynowe: PZ, WZ, RW i MM.

Tak, jak w przypadku każdego dokumentu księgowego, również w odniesieniu do dokumentów magazynowych wymaga się, aby zawierały one wszystkie elementy określone w art. 21 u.o.r. Przykładowo dla dokumentu PZ trzeba podać m.in.: rodzaj i numer dokumentu (np. PZ nr 23/2016), datę dokumentu, wartość operacji (dokumentu PZ), datę otrzymania dokumentu, datę otrzymania towaru/materiału, nazwę dostawcy, numer faktury lub specyfikacji dotyczącej przyjętego towaru/materiału, datę faktury lub specyfikacji dotyczącej przyjętego towaru/materiału.

Jednolity plik kontrolny dla faktur VAT (JPK_FA) obejmuje:

• nagłówek, tj. dane identyfikujące składany plik (JPK_FA),
• dane identyfikujące podmiot składający plik,
• informacje o poszczególnych fakturach – zgodne z art. 106a-106q ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
• sumy kontrolne dla faktur,
• zestawienie stawek podatku w okresie, którego dotyczy JPK_FA,
• sumy kontrolne dla wierszy faktur.

W szczególności każda faktura powinna zawierać: numer identyfikacyjny (nadany w ramach jednej lub więcej serii) jednoznacznie identyfikujący daną fakturę, imię i nazwisko lub nazwę nabywcy towarów/usług, adres nabywcy, imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy towarów/usług, adres sprzedawcy, numery identyfikacji podatkowej nabywcy i sprzedawcy, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź otrzymania zapłaty, sumę wartości sprzedaży netto i kwoty podatku dla poszczególnych stawek podatkowych, w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT – wskazanie przepisu uprawniającego do zwolnienia.

Dorota Mikulska

Polecamy warsztaty