Przechowywanie faktur w wersji elektronicznej

Przepisy ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r., nr 54, poz. 535 ze zm., dalej zwana UoVAT) nie wskazują jedynego właściwego sposobu przechowywania faktur VAT.

Przepisy zobowiązują natomiast podatników, zgodnie z treścią art. 112 UoVAT, do przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie zaś z art. 112a ust. 1 UoVAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury (w tym faktury wystawione ponownie), otrzymane faktury (w tym faktury wystawione ponownie) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ustawodawca w art. 112a ust. 2 UoVAT wskazuje, że podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na tym terytorium.  Jednakże należy zwrócić uwagę na to, że zgodnie z art. 112a ust. 3 UoVAT ww. przepis nie ma zastosowania, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.  Powyższe oznacza, że podatnik podatku od towarów i usług z siedzibą w Polsce może przechowywać faktury w formie elektronicznej na serwerach w Polsce lub poza jej terytorium, o ile zapewnia spełnienie powyższych warunków.

Przepis art. 112a ust. 4 UoVAT zobowiązuje natomiast podatników do zapewniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych.

Wskazać należy, że podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.  I tak przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Zgodnie zaś z regulacją zawartą w art. 218 dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej. zwana: dyrektywą 2006/112/WE) dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w rozdziale 3 tejże dyrektywy.

W myśl natomiast art. 244 dyrektywy 2006/112/WE, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Państwa członkowskie mogą również zgodnie z art. 2445 Dyrektywy 2006/112/WE wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku, gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp online do tych danych.
Konkludując, należy wskazać, że przechowywanie faktur w wersji elektronicznej, zapewniające jednocześnie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, łatwe odszukanie, organowi podatkowemu na żądanie, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych oraz dostęp online do tych faktur jest zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Filip Stradomski

prawnik w spółce Górski Grzyb Adwokaci i Doradcy Podatkowi sp. p.