Trwają intensywne prace legislacyjne nad zmianami do ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz innych ustaw (dalej jako „Ustawa”), których celem jest m.in. wdrożenie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2012/17/UE z 13 czerwca 2012 r. zmieniającej dyrektywę Rady 89/666/EWG i dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/56/WE i 2009/101/WE w zakresie integracji rejestrów centralnych, rejestrów handlowych i rejestrów spółek (Dz.U.UE.L.2012.156.1). Biorąc pod uwagę ich rewolucyjny charakter, warto zatem przybliżyć najważniejsze kierunki proponowanych zmian.

Sporządzenie Rocznych Dokumentów Finansowych w formie elektronicznej

Projekt ustawy zakłada sporządzanie Rocznych Dokumentów Finansowych (tj. sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności jednostki oraz sprawozdania z badania) wyłącznie w postaci elektronicznej. Wymagane będzie bowiem ich opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (dalej jako „e-podpis”) (projektowane art. 10 ust. 1g, art. 49 ust. 7, 63c ust. 2b ustawy o rachunkowości). W zakresie zaś sprawozdania z badania, biegły rewident przeprowadzający badanie będzie mógł je podpisać wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym (projektowany art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym).

Elektroniczna forma składania Rocznych Dokumentów Finansowych

Projekt Ustawy zmienia również zasady składania Rocznych Dokumentów Finansowych do rejestru przedsiębiorców KRS. Obecnie przedkłada się je w oryginale lub urzędowo poświadczonych kopiach. Chociaż przepisy zezwalają już na składanie Rocznych Dokumentów w elektronicznych odpisach poświadczonych przez notariusza lub profesjonalnego pełnomocnika (radca prawny, adwokat) występującego w sprawie, w dalszym ciągu dominuje jednak praktyka składania Rocznych Dokumentów Finansowych w formie papierowej.

Według nowych zasad składanie Rocznych Dokumentów Finansowych ma się odbywać wyłącznie w drodze elektronicznej. W tym celu dla każdego przedsiębiorcy ujawnionego w KRS ma zostać utworzone wirtualne repozytorium dokumentów finansowych („Repozytorium”). Jego zasoby będą nieodpłatnie dostępne dla każdego zainteresowanego za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych.

Roczne Dokumenty Finansowe składane będą do Repozytorium wraz załącznikami (tj. uchwała bądź postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty), a ich poświadczenie nastąpi z chwilą ich składania do Repozytorium.

Biorąc pod uwagę możliwe trudności w dostępie do systemu teleinformatycznego obsługującego Repozytorium - w okresie przejściowym, tj. do 30 września 2018 r. - przewiduje się odstępstwo od zasady składania Rocznych Dokumentów Finansowych do Repozytorium. W okresie przejściowym możliwe będzie bowiem składanie elektronicznych kopii papierowych wersji Rocznych Dokumentów Finansowych, następnie opatrzonych e-podpisem przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu.

Automatyzm wpisu wzmianki o złożeniu Rocznych Dokumentów Finansowych

Z chwilą prawidłowego złożenia Rocznych Dokumentów Finansowych do Repozytorium, system teleinformatyczny będzie automatycznie generować wpis stosownej wzmianki w rejestrze przedsiębiorców KRS. Tym samym sąd rejestrowy nie będzie uczestniczył w tych czynnościach, a wpis wzmianki będzie mieć charakter jedynie ewidencyjny oraz informacyjny. Stąd zgodnie z założeniami projektu ustawy, wpis wzmianki o złożeniu Rocznych Dokumentów Finansowych do Repozytorium nie będzie wiązał się z obowiązkiem poniesienia opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Warto jednak podkreślić, że przyjęty w projekcie ustawy automatyzm nie wyklucza następczej kontroli przez sąd rejestrowy Rocznych Dokumentów Finansowych.

Brak możliwości ustanowienia pełnomocnika procesowego

Nie będzie można ustanowić pełnomocnika procesowego przy składaniu Rocznych Dokumentów Finansowych do Repozytorium. Natomiast w przypadku negatywnej weryfikacji podmiotu składającego Roczne Dokumenty Finansowe do Repozytorium, złożenie Rocznych Dokumentów Finansowych będzie możliwe wraz z wnioskiem o wpis wzmianek złożonym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz opatrzonym e-podpisem zgodnie ze sposobem reprezentacji podmiotu rejestrowego. W takiej zaś sytuacji możliwa staje się reprezentacja podmiotu przez pełnomocnika procesowego (radca prawny, adwokat).

Nie jest jednak jasne, czy w ramach postępowania o wpis wzmianek możliwe będzie sporządzenie elektronicznego poświadczenia odpisów Rocznych Dokumentów Finansowych. Z jednej strony możliwość taką zdaje się uzasadniać proponowana treść przepisów Kodeksu Postępowania Cywilnego (projektowany art. 6944). Z drugiej jednak strony, takie rozwiązanie przeczy zasadzie, według której Roczne Dokumenty Finansowe sporządzane są wyłącznie w drodze elektronicznej. Dlatego też należy wyrazić jedynie nadzieję, że do czasu wejścia w życie ustawy kwestia ta zostanie jednoznacznie uregulowania.

Centralny Rejestr Danych Podatkowych

Ujawnienie wzmianki w KRS o złożeniu Rocznych Dokumentów Finansowych skutkować będzie ich automatycznym przekazaniem do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W efekcie przedsiębiorcy nie będą już składali niektórych dokumentów osobno do urzędów skarbowych oraz do sądów rejestrowych.

Reprezentant przedsiębiorcy spoza obszaru UE

Wydaje się, że wejście w życie proponowanych zmian najbardziej dotknie tych przedsiębiorców, którzy na co dzień są reprezentowani wyłącznie przez obcokrajowców spoza obszaru UE. W odniesieniu do obywateli UE zakłada się, że nowy system teleinformatyczny będzie dostosowany do wymagań Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. (eIDAS), które ujednolica standardy w zakresie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym.

Niewykluczone jednak, że w początkowym etapie obowiązywania nowych zasad mogą istnieć obiektywne trudności również w posługiwaniu się e-podpisami wydanymi w innych państwach członkowskich UE. Stąd, o ile osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy nie będą miały numeru PESEL, który jest warunkiem posiadania profilu zaufanego e-PUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego wystawionego przez krajowy podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, sporządzenie oraz złożenie Rocznych Dokumentów Finansowych według nowych zasad może okazać się utrudnione.
Dlatego też do czasu wejścia w życie projektowanej ustawy warto zadbać o wcześniejsze uzyskanie odpowiedniego e-podpisu w Polsce. W przeciwnym razie jedynym rozwiązaniem może okazać się uruchomienie awaryjnej ścieżki obowiązującej w sytuacji negatywnej weryfikacji podmiotu składającego Roczne Dokumenty Finansowe oraz skorzystanie z pomocy pełnomocnika procesowego (radca prawny, adwokat).

Marek Sporny

Autor jest doradcą podatkowym, menedżerem w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO, Oddział w Poznaniu

Polecamy warsztaty pod hasłem Akcja Bilans