Obowiązkowy split payment

Trzeba przygotować się na obowiązkowy split payment

Zamiast mechanizmu odwróconego obciążenia będzie obowiązkowy  split payment

Rząd przyjął przygotowany przez resort finansów projekt nowelizacji ustawy o VAT, który wprowadzi obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności  (tzw. split payment). Projekt trafił do Sejmu, który powinien szybko go uchwalić. Na liście towarów i usług objętych nowymi przepisami znalazło się  150 pozycji (wymienia je nowy załącznik nr 15 do ustawy o VAT). Dotychczas większość z nich była objęta mechanizmem odwróconego obciążenia, z którego ministerstwo finansów rezygnuje (zostanie on zniesiony 1 września). Tym samym mechanizmem split payment zostaną objęte towary i usługi wymienione obecnie w załącznikach nr 11, 13, 14 do ustawy o VAT. Niezależnie od tego ma on dotyczyć także, części i akcesoria do pojazdów silnikowych, węgla i produktów węglowych, maszyn i urządzeń elektrycznych oraz ich części i akcesoriów, urządzeń elektrycznych oraz ich części i akcesoriów. Już teraz należy zatem przeanalizować, czy z uwagi na kształt listy (tabeli) i wymienione tam grupo- wania PKWiU, zmuszeni będziemy do stosowania obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności.

Mechanizm podzielonej płatności  dla faktur opiewających na ponad  15 tys. Złotych

Obowiązek rozliczania sprzedaży w systemie podzielonej płatności zależał będzie nie tylko od rodzaju sprzedawanych towarów, czy świadczonych usług. Obowiązkowy split payment obejmie płatności dotyczące faktur dokumentujących transakcje, których jednorazowa wartość przekracza 15 tys. zł lub równowartość tej kwoty, gdy faktura wystawiona jest w walucie obcej. Dla ustalenia tego limitu nie ma przy tym znaczenia liczba dokonywanych płatności. Faktury wystawione na kwoty poniżej 15 tys. zł miałby być rozliczana na zasadach ogólnych (nie stosowano by zatem do nich ani mechanizmu podzielonej płatności, ani też — tam, gdzie ma to miejsce obecnie — mechanizmu odwróconej płatności). Podatnik będzie mógł jednak z własnej woli stosować split payment do transakcji (faktur) poniżej 15 tys. zł. W wielu przypadkach, zastosowanie systemu split payment do wszystkich transakcji może okazać się bezpieczniejsze i prostsze w zastosowaniu. Dlatego powinno być pierwszym elementem analizy po ustaleniu, że system obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności nas dotyczy.

Konieczne będzie właściwe oznaczanie faktur  dla podzielonej płatności

W kontekście nowych przepisów konieczne jest zwrócenie uwagi na jeszcze jeden aspekt. To zmiany w sposobie dokumentacji transakcji objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności. Każda faktura dokumentująca taką transakcję będzie musiała być oznaczona zapisem „mechanizm podzielonej płatności”. Ma to być element obowiązkowy dla faktur dotyczących towarów z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, jeżeli dokumentowana wartość transakcji przekracza 15 tys. zł lub równowartość tej kwoty. W ten sposób kupujący ma być informowany, że zapłaty musi dokonać w systemie podzielonej płatności. Aby ten warunek spełnić, koniczna jest szybka i właściwa modyfikacja systemów do fakturowania, tak by uwzględniały one ten element. Jest to tym ważniejsze, że za brak takiego zapisu na fakturze groziła będzie surowa kara, która ma wynosić 30% podatku wykazanego w takiej fakturze. Oczywiście jest to kwota do zapłaty dodatkowo, poza samym wynikającym z faktury podatkiem. Dlatego już dziś trzeba zaplanować zarówno zmiany w systemach finansowo-księgowych, jak i procedurach dotyczących obsługi i nadzoru na płatnościami.

Za niezastosowanie się do obowiązkowego split payment sankcja dla nabywcy

Właściwe przygotowanie się do wejścia w życie nowych przepisów jest ważne także z powodu innych grożących podatnikom konsekwencji niewłaściwego ich zastosowania. Jest tak dlatego, że wprowadzając obowiązek rozliczania określonych transakcji w mechanizmie podzielonej płatności, wprowadzany jest równocześnie obowiązek przyjęcia zapłaty należności wyłącznie w systemie podzielonej płatności, a także obowiązek opłacenia faktury VAT przez nabywcę w ten właśnie sposób. Jeśli nabywca, mimo otrzymania prawidłowo oznaczonej faktury nie dokona płatności w systemie split payment, zostanie ukarany sankcją. Ma ona wynosić 30% podatku wykazanego w fakturze. Sankcja ta nie będzie stosowana, gdy osoba fizyczna za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność karną-skarbową.

Za błąd nabywca zostanie pozbawiony prawa do zaliczania wydatków do kosztów

Konsekwencje finansowe niezastosowania się przez nabywcę towarów objętych obowiązkową podzieloną płatnością do nowych przepisów nie kończą się wyłącznie na sankcjach w VAT i konieczności zapłaty dodatkowego podatku. Z nowych przepisów wynika zasada, że jeśli faktura, które powinna być zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności i była prawidłowo oznaczona, zostanie zapłacona w inny sposób, to podatnik nie będzie mógł wynikających z tej faktury wydatków zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Zasada  ta ma dotyczyć tak podatników podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), jak i podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Ten przepis wyjątkowo  ma zacząć obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 roku. Nie zmianie to jednak faktu, że koniczne będzie wprowadzenie odpowiednich procedur pozwalających na wyeliminowanie ryzyka popełnienia błędu przy dokonywaniu płatności za zakupy towarów i usług objętych nowym załącznikiem 15 do ustawy o VAT. Koniczne jest przede wszystkim stworzenie odpowiedniej polityki dokony- wania weryfikacji takich płatności i przygotowanie właściwych procedur wewnętrznych.

Będzie można zapłacić wszystkie faktury od danego kontrahenta jednym przelewem

Poza wprowadzeniem obowiązku rozliczania transakcji w systemie podzielonej płatności i licznymi sankcjami nowe przepisy wprowadzą także pewne ułatwienia dla podatników. Przede wszystkim możliwość dokonywania przelewów zbiorczych. Oznacza to możliwość dokonania zapłaty więcej niż jednej faktury. W takim przypadku komunikat przelewu musi jednak obejmować wszystkich faktur otrzymane w danym okresie od jednego dostawcy i zawierać całą kwotę podatku (VAT) wykazanego w tych fakturach. Okres, za który dokonywany jest taki zbiorczy przelew nie może być krótszy niż jeden dzień i dłuższy niż jeden miesiąc. W przelewie zbiorczym nie będzie trzeba wskazywać numeru konkretnej faktury płaconej w systemie podzielonej płatności, a jedynie okres za który płatność jest dokonywana. Wynika to z przyjęcia założenia, że komunikat taki musi obejmować wszystkie faktury z danego okresu.

Z rachunku VAT będzie można zapłacić podatki dochodowe i ZUS

Nowe przepisy modyfikują nieco zasady korzystania ze specjalnego rachunku bankowego, na który w systemie podzielonej płatności trafia kwota VAT. Zarówno w modelu dobrowolnym, jak i obowiązkowym możliwe będzie opłacanie z rachunku VAT, nie tylko samego VAT należnego — jak to ma miejsce obecnie — ale również innych należności. Ma to dotyczyć podatków dochodowych, akcyzy, cła oraz składek ZUS. Wprowadzenie tej możliwości jest odpowiedzią na obawy zgłaszane przez podatników, co do pogorszenia się ich płynności finansowej w związku z ograniczoną dyspozycyjnością środków zgromadzonych na rachunku VAT. Procedura uzyskiwania dostępu do nadwyżki zgromadzonych na tym rachunku środków jest bowiem żmudna i długotrwała. Ponadto możliwe będzie stosowanie mechanizmu podzielonej płatności do zaliczek wnoszonych przed wystawieniem faktury.

Systemy i procedury w firmach trzeba pilnie i kompleksowo zmienić

Przygotowanie systemów i procedur do wejścia w życie przepisów o obowiązkowej podzielonej płatności musi połączyć z przygotowaniem się do wejścia w życie także innych przepisów. I tak od 2020 roku przedsiębiorca będzie musiał sprawdzić konto bankowe kontrahenta w systemach resortu finansów. Jeśli dokonana zapłaty powyżej  15 tys. zł na konto bankowe, którego kontrahent nie zgłosił Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), nie będzie mógł tej kwoty zaliczyć do kosztów podatkowych. Pojawi się w związku z tym specjalny rejestr, czyli tzw. biała lista, ma ułatwić weryfikację kontrahentów i zminimalizować ryzyko nieświadomego udziału podatników w karuzelach VAT. A podatnik będzie musiał przed zapłatą każdorazowo sprawdzać sowich kontrahentów po to, aby nie narazić się na negatywne konsekwencje. Zmieni się też system rozliczania VAT z urzędem skarbowym. Zamiast deklaracji VAT pojawia się nowe pliki JPK-VAT.  Co również będzie wymagało dostosowania sposobu funkcjonowania firmy do nowych warunków prawnych. Musimy pamiętać, że działania we wszystkich tych obszarach musza być skorelowane, zaś procedury spójne i łatwe do wdrożenia.

Rafał Kowalski, Partner w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Szkolenia Split Payment