Kiedy można wystawić duplikat faktury?

Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę, która zawiera takie same dane jak pierwotny dokument. Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat jest ponownie wystawioną na wniosek nabywcy fakturą, która ma moc prawną równą fakturze pierwotnej, co umożliwia również m.in. odliczenie podatku naliczonego na takich samych zasadach jak otrzymanie faktury pierwotnej.

Na wniosek uprawnionego podmiotu wystawca faktury (podatnik lub upoważniona przez niego osoba trzecia, nabywca, organ egzekucyjny albo komornik) ma bezwzględny obowiązek wystawić duplikat faktury i nie ma prawa odmówić wystawienia takiego duplikatu. Jak wynika wprost z brzmienia art. 106l ust. 1 ustawy o VAT, duplikat faktury dotyczy wyłącznie sytuacji, gry pierwotna faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Nie jest więc dopuszczalne występowanie z takim wnioskiem w sytuacji, gdy faktura jest w posiadaniu danego podmiotu. Należy podkreślić, że o ponowne wystawienie faktury można się zwracać wielokrotnie. Ustawodawca nie przewidział formy w jakiej należy się zwrócić o wystawienie duplikatu faktury, należy więc uznać iż żądanie takie może zostać złożone w każdej formie, jednakże w przypadku ewentualnego sporu, jedynie forma pisemna faktycznie potwierdzi złożenie żądania.

Duplikaty faktur wystawia się zgodnie z danymi zawartymi w fakturze pierwotnej, natomiast dodatkowo dokument ten powinien obowiązkowo zawierać dwie informacje, wyraz „duplikat” oraz datę wystawienia tegoż duplikatu. Przepisy ustawy o VAT nie uzależniają aby duplikat faktury miał być wystawiony w takiej samej formie jak faktura pierwotna, przykładowo jeżeli faktura pierwotna wystawiona została w formie elektronicznej, duplikat do tak wystawionej faktury może zostać wystawiony również w formie papierowej.

Joanna Litwińska, ekspert podatkowy

Polecamy warsztaty