Wymogi przechowywania faktur

Wyblakłe faktury mogą narazić firmę na utratę prawa odliczenia podatku VAT.

Z art.112 a ustawy o VAT wynika, że podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane od kontrahentów faktury w podziale za okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy wskazują, że firmy, które posiadają siedzibę działalności gospodarczej w Polsce mają obowiązek przechowywać faktury na terenie Polski. Od tej zasady istnieje wyjątek, bowiem faktury mogą być przechowywane za granicą, jeżeli mają formę elektroniczną a firma umożliwi organom skarbowym dostęp online do tych faktur. Ponadto podatnicy powinni zapewnić na żądanie organu skarbowego dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na podstawie art.106 m ustawy o VAT obowiązkiem podatnika jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć dostateczną pewność co do tożsamości wystawcy i odbiorcy faktury. Natomiast  integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych.

Poziom pewności faktury i jej pochodzenie można zweryfikować za pomocą kontroli biznesowej, która polega na zapewnieniu pewnej „ ścieżki kontrolnej” w celu sprawdzenia powiązania faktury z dostawą towaru lub usługi. Wiarygodna „ścieżka” powinna umożliwić czy dostawa towarów lub wykonanie usługi faktycznie miały miejsce.

Aby podatnik nie utracił prawa do odliczenia podatku VAT powinien prawidłowo przechowywać faktury, dokumenty te powinny być czytelne i wiarygodne. Faktury należy przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc przez pięć lat.

Pismo z dnia 6 listopada 2020 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0114-KDIP4-3.4012.399.2020.2.MP- „ regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę.”

Lidia Rubińska Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Polecamy najbliższe szkolenia online

TYTUŁ I MIEJSCE SZKOLENIA	TERMIN I CENA
Akcja Bilans. Bilansowe i podatkowe zamknięcie roku 2024. Podatki PIT, CIT i VAT na lata 2024/2025 Stacjonarne      Zakopane	26.11.2024 -         29.11.2024   3890.00 + VAT
KSeF - nowy projekt Ustawy. Kolejne zmiany. Następna wersja schemy - FA(3). Rewolucja nadchodzi. Stacjonarne      Warszawa	09.12.2024 -         09.12.2024   760.00 + VAT
Ogólnopolskie Forum Podatkowe. Najważniejsze wyzwania – Pillar 2, WHT, Podatek minimalny, VAT, KSeF oraz zrównoważony rozwój i ESG. Stacjonarne      Warszawa	30.01.2025 -         31.01.2025   1990.00 + VAT