Kanały zgłoszeń w procedurze ochrony sygnalistów

Zaniedbanie wdrożenia procedury zgłoszeń stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Ustawa o ochronie sygnalistów została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 2024.928 z dnia 24.06.2024r. i oczekuje na wejście w życie. W zakresie wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych ustawa będzie obowiązywała od 25 września 2024 r.

Ustawa wprowadza jednolity obowiązek ustalenia w podmiotach prawnych procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz kanałów dokonywania tych zgłoszeń. Obowiązek wprowadzenia przez podmiot prawny procedury zgłoszeń wewnętrznych zależy od poziomu zatrudnienia nie tylko na podstawie samego stosunku pracy.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych reguluje zasady przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów i podmioty objęte tym obowiązkiem muszą przygotować oraz wdrożyć procedurę obowiązkowo. 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi wskazywać w jaki sposób sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń wewnętrznych. Wybór kanałów zgłoszeń zależy od samego podmiotu prawnego. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie.

Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. np. za pośrednictwem komunikatora internetowego.

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez podmiot prawny. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez podmiot prawny.

Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów podmiot prawny prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO