Delegacja to nie to samo co oddelegowanie

Pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty poniesione w podróży służbowej.

Z art. 77⁵ kodeksu pracy wynika, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 ww. kodeksu, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. 

Oznacza to, że pracownikowi przebywającemu w „delegacji” a więc na wyjeździe w krajowej lub zagranicznej podróży służbowej pracodawca obowiązany jest do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w trakcie wyjazdu służbowego. Zwrot kosztów dotyczy m.in. zwrotu kosztów noclegów, wyżywienia, czy też kosztów przejazdu. 

Warunki wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej określa właściwe rozporządzenie ministra ds. pracy określające wysokość należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie określa w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Powierzenie pracownikowi wykonywania obowiązków w czasie podróży służbowej różni się od powierzenia obowiązków w ramach oddelegowania. Kodeks pracy nie zawiera uregulowań dotyczących oddelegowania. Czasowa zmiana polegająca na wyznaczeniu pracownikowi nowego, stałego miejsca pracy na jakiś czas nie będzie podróżą służbową lecz oddelegowaniem.

Z art. 42 § 4 kodeksu pracy wynika zasada, że wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, uzasadnionymi potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Wobec tego w razie oddelegowania na okres przekraczający 3 miesiące w roku kalendarzowym niezbędne będzie wypowiedzenie zmieniające dotychczasowe warunki pracy. Zatem zmiana pracownikowi stałego miejsca pracy na czas dłuższy niż 3 miesiące powinna być uregulowana w jednostronnym oświadczeniu woli pracodawcy w zakresie zmiany warunków pracy , a pracownik musi wyrazić zgodę na zmianę, gdyż w przeciwnym wypadku zatrudnienie może zostać rozwiązane.

Przykładowo gdy pracownik wyjeżdża raz w miesiącu do Belgii na 5 dni i  wykonuje tam zadania zlecone przez pracodawcę, a potem wraca do pracy w Polsce to wyjazd stanowi podróż służbową. Natomiast w przypadku gdy pracownik wyjeżdża do Belgii na cały okres realizacji projektu i wraca do domu na weekendy to mamy do czynienia z oddelegowaniem, ponieważ następuje zmiana na określony czas stałego miejsca pracy na inne stałe miejsce pracy. 

Wobec tego w każdym przypadku należy przeanalizować sytuację, w jakiej pracownik wykonuje zadania poza stałym miejscem pracy, ponieważ może to mieć wpływ na obowiązki pracodawcy, w tym kwestie podatkowe oraz obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Lidia Rubińska, Konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO